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1.11.1 Interruzione delle attività dello studio

Ritratto di IFAC

In alcune circostanze, eventi di carattere naturale potrebbero impedire al vostro studio di operare per un certo periodo di tempo, ad esempio a causa di:

  • Incendi, inondazioni, sismi e altre catastrofi naturali
  • Interruzioni non programmate nell’erogazione dell’energia elettrica o nel funzionamento dei sistemi elettronici
  • Malattia grave o decesso del proprietario o di una persona che svolge un ruolo determinante per il funzionamento dello studio

Questo genere di eventi è ovviamente al di fuori delle possibilità di controllo dello studio, ma incide comunque sulla vostra capacità di continuare a servire i clienti. Uno studio ben gestito ha bisogno di un piano per fronteggiare questo genere di situazioni. Ecco perché è assolutamente indispensabile tenere conto della possibilità che si verifichi qualcuna di queste evenienze, di modo che voi e i vostri soci possiate formulare per iscritto un piano ben articolato per ridurre al minimo le ripercussioni negative sulla clientela. Per la formulazione del piano sarà possibile, ad esempio, porsi le domande seguenti:

  • È possibile prevenire l’evento? Una soluzione, seppur necessariamente limitata, potrebbe essere individuata nel far sottoporre a visite mediche periodiche tutte le figure chiave dello studio e, più in generale, favorire uno stile di vita e un’alimentazione sani. È ovvio che la maggior parte degli eventi non possono, per loro natura, essere prevenuti e ci si può solo limitare ad intervenire successivamente.
  • In che modo si possono ridurre le conseguenze negative dell’evento? Una soluzione potrebbe essere trasferire lo studio in un’area a minor rischio (meno soggetta ad inondazioni, ad esempio, o a più basso rischio sismico), o quanto meno dotarsi di sistemi di emergenza, come computer di riserva e/o archivi di backup conservati in altra sede. In altri casi, si potrà considerare di trasferirsi in un edificio che offra maggiori garanzie di stabilità e di resistenza.
  • Quanto costerebbe la realizzazione di misure preventive? Il costo delle misure di prevenzione o riduzione del rischio deve essere previsto e quantificato, per confrontarlo con il costo e le conseguenze potenziali dell’evento rispetto al quale ci si vuole premunire.
  • È possibile definire accordi con altri studi? In alcuni casi, si possono individuare alcuni studi, non concorrenti, situati in altre aree del paese con cui stabilire legami formali, di modo che ciascuno possa intervenire a sostegno dell’altro in caso di catastrofi. Ciò consentirebbe di ripristinare velocemente la fornitura del servizio. Naturalmente, questa soluzione comporta la necessità di proteggere adeguatamente la riservatezza dei dati della clientela.

Per chi gestisce in proprio, senza altri associati, uno studio professionale, un decesso improvviso o una malattia grave rappresentano un’evenienza particolarmente preoccupante. Una possibile soluzione potrebbe essere quella di individuare uno studio disposto a farsi carico del servizio alla clientela in caso di morte o di malattia grave. In questo caso, l’accordo dovrebbe specificare, ad esempio, il periodo di tempo per il quale lo studio si impegna a fornire tale supporto, le condizioni in cui il suo intervento avrà inizio e fine, e (con tutta probabilità) indicazioni per la valutazione del vostro studio, di modo che un coniuge sopravvissuto possa contare su un importo adeguato al valore dell’attività passata di mano.

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