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1.5.8 Quando è opportuno modificare la pianificazione

Ritratto di IFAC

I titolari dello studio, in particolare quelli che svolgono al suo interno un ruolo direttivo, dovrebbero vigilare costantemente sull’efficacia dei sistemi interni e controllare se vi sono segnali della presenza di punti deboli o di disfunzioni. Questi indicatori potrebbero essere di natura tecnica o misurabili (ad esempio, il carico sulle linee o sui sistemi telefonici), o potrebbero essere di natura più soggettiva (ad esempio, un aumento delle lamentele riguardo una determinata politica o procedura). Questi segnali di allarme dovrebbero sfociare in un’azione di qualche tipo. Se esiste un problema reale, spetta ai titolari dello studio favorire la ricerca e l’attuazione di nuove e migliori soluzioni, il più rapidamente possibile. A questo scopo, ci si può avvalere di numerosi strumenti: la riunione o il “ritiro” annuale o semestrale degli associati dello studio, il volume di traffico per le operazioni chiave effettuate, l’impiego di benchmark, o di obiettivi standardizzati, come il tempo medio di avvicendamento del personale, o semplicemente l’atmosfera e gli umori che prevalgono all’interno dello studio. Ognuno di questi strumenti può essere valido, in funzione del problema da risolvere. La cosa importante è scegliere un indicatore o uno strumento adeguato, avviare un’analisi approfondita del problema ed infine adottare la soluzione migliore. In quanto soci o titolari dello studio, il vostro compito è quello di guidarlo sotto il profilo manageriale non meno che sotto quello professionale. Sfruttate al meglio le capacità e le competenze di ognuno. Gli associati e i collaboratori con maggiore anzianità di servizio sono più utili se dedicano il loro tempo a produrre fatturato a beneficio dell’intero studio, ove ciò sia possibile. In questo modo si generano le risorse economiche che potranno essere impiegate per assumere manager esperti e qualificati. Negli studi di dimensioni relativamente piccole, le funzioni manageriali possono invece essere svolte in prima persona dagli associati stessi, coadiuvati da assistenti che si occupano delle mansioni di routine. In questo senso, il socio-amministratore di un piccolo studio potrà farsi affiancare da un assistente amministrativo o da un addetto IT, piuttosto che assumere per queste mansioni due figure manageriali.

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Guida alla Gestione dello Studio