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1.6.1 Una efficace gestione del rischio in dieci passi

Ritratto di IFAC

1. Iniziare con un buon processo di selezione del personale
Il vostro processo di selezione del personale dovrebbe puntare ad attirare, quali aspiranti collaboratori, soggetti di alto calibro, affidabili ed onesti. Vagliate e verificate le referenze dei candidati selezionati. Tutte le offerte di lavoro dovrebbero essere subordinate ad un’attenta verifica di quanto riportato nel curriculum accademico e professionale dei candidati.
2. Accertarsi che i collaboratori ricevano un’adeguata formazione
I buoni programmi di formazione assicurano ai collaboratori competenze tecniche adeguate, insegnano loro come svolgere un lavoro di buona qualità, come comunicare in maniera efficace e rafforzano la consapevolezza che le relazioni con clienti e colleghi di lavoro vanno impostate in maniera professionale.
3. Non delegare funzioni al di sopra delle capacità individuali
Delegare le funzioni è essenziale per consentire allo studio di continuare a crescere, ma è indispensabile accertarsi che la persona delegata sia all’altezza del compito che gli è stato affidato. È giusto affidare incarichi che comportino un piccolo sforzo extra, ma chi delega dovrà inizialmente guidare il proprio collaboratore, consentendogli di impratichirsi circa gli aspetti meno conosciuti del suo nuovo incarico.
4. Accertarsi che il personale sia a conoscenza dei sistemi e delle procedure standard
In assenza di sistemi adeguati, il personale dello studio potrebbe non disporre di direttive chiare e concise in base a cui lavorare e questo potrebbe farvi rischiare di perdere la vostra reputazione professionale e la fiducia dei vostri clienti. I sistemi da voi adottai rappresentano per il vostro studio il vero controllo di qualità.
5. Adottare una procedura per individuare le aree problematiche e i punti di debolezza
Tutti i membri dello studio devono vigilare per cercare di individuare eventuali punti di debolezza nei sistemi in uso. Una volta individuati, i problemi devono essere segnalati al manager o al responsabile della funzione interessata, che si occuperà di risolverli.
6. Mettere in atto opportuni processi di controllo interno
Controllare e verificare lo svolgimento di tutti gli incarichi assegnati è di importanza fondamentale, tanto per i collaboratori con una lunga anzianità di servizio e gli associati dello studio, quanto per i collaboratori inseriti nello studio da minor tempo. Tutti commettiamo degli errori e il modo migliore per evitare che insorgano problemi è poter contare su un sistema efficiente di controllo interno. In questo modo, è come se si disponesse di un secondo paio di occhi per rivedere tutto il lavoro svolto ed individuare gli errori commessi, correggendoli prima che documenti imprecisi o inesatti possano uscire dall’ufficio.
7. Mantenere una adeguata diversificazione nella clientela e nel fatturato
Tutti hanno una propria idea su come dovrebbe essere il cliente ideale: un cliente che utilizza un gran numero dei servizi offerti dallo studio, che non è contrario a pagare parcelle eque e per il quale è un piacere lavorare. L’attività del vostro studio dovrebbe svilupparsi intorno a questo genere di cliente. Ogni studio avrà i suoi clienti più importanti. Voi, tuttavia, dovreste essere attenti a non lasciare che un unico cliente o un numero limitato di clienti domini il vostro fatturato. Il rischio è che lo studio si trovi a dipendere da un numero troppo esiguo di clienti i quali, se dovessero decidere di rivolgersi altrove, per una qualunque ragione, metterebbero a rischio la sua stessa sopravvivenza economica, per non parlare del pericolo che voi o i vostri collaboratori veniate condizionati in maniera ingiustificata dalle richieste, o addirittura dalle pretese, di quel singolo cliente.
8. Dotarsi di una copertura assicurativa adeguata
Per ciascuno dei temi di cui abbiamo parlato sinora, esistono forme di copertura assicurativa corrispondenti, tutte facenti capo alla categoria più ampia delle polizze contro gli eventi fortuiti e gli infortuni. Naturalmente, è indispensabile una polizza che salvaguardi lo studio da incendi ed eventi analoghi, nonché dai danni per responsabilità civile legati all’attività professionale. Gli eventuali indennizzi ottenuti, tuttavia, non vi risarciranno da perdite di tempo, di sonno, di reputazione e così via. La migliore forma di assicurazione si realizza a monte, evitando che il problema si verifichi!
9. Fare un backup dei programmi e dei dati
L’attività di uno studio professionale è sempre più legata all’utilizzo delle tecnologie informatiche e, di conseguenza, diventa indispensabile adottare delle procedure adeguate per il backup, cioè per effettuare una copia di riserva dei dati e dei programmi. In quest’ottica, c’è anche da dire che il costo per un server che effettui un backup completo, per proteggere i file più importanti, oggi non è più irragionevole. È necessario fare un backup frequente dei dati e conservarne una copia in un luogo diverso dallo studio. Periodicamente, si dovrà eseguire una prova di recupero dati (recovery test) per verificare cosa accadrebbe se fosse necessario ripristinare o sostituire un file server o un altro elemento chiave del sistema IT.
10. Avere piena consapevolezza delle direttive in materia di privacy e riservatezza
Per concludere, va sottolineata la necessità assoluta, evidenziata in tutti i corsi di formazione professionale, di mantenere la riservatezza delle informazioni di cui dispone lo studio. Il rigoroso rispetto, nello spiritoe nella lettera, di tutte le norme (etiche e/o giuridiche) sulla riservatezza e la sicurezza dei dati dei clienti, costituisce oggi una componente imprescindibile della professionalità di uno studio professionale. Spetterà a voi fare in modo che tutto il personale dello studio sia consapevole dell’impegno, anche morale, che ciò comporta nei confronti dei clienti.

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