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1.6.3 Ridurre al minimo i potenziali problemi legati al servizio reso alla clientela

Ritratto di IFAC

Gli studi professionali di recente costituzione potrebbero avere difficoltà ad accedere a tutta o a parte della documentazione relativa alle procedure e alle carte di lavoro. Ciò potrebbe comportare il rischio di fornire pareri e consulenze professionali incomplete, in specie per quanto riguarda le aree meno usuali della propria attività, con conseguenti danni per lo studio e i suoi clienti. Per proteggersi da rischi potenziali:

  • Erogare le prestazioni tramite strutture distinte sotto il profilo giuridico, in modo da rispettare le normativa vigente in materia di limiti alla responsabilità professionale.
  • Alla luce dei tempi tecnici necessari per elaborare in proprio procedure e carte di lavoro, acquistare un pacchetto di moduli e di fogli di lavoro già disponibile sul mercato. Utilizzare gli opportuni programmi per standardizzare e snellire i calcoli più complessi. In questo modo gli associati dello studio potranno dedicare tempo ed energie a contattare ed acquisire nuovi clienti e ad incrementare il volume dei nuovi servizi venduti.
  • Qualunque modifica al formato o al modello dei documenti dovrà essere autorizzata da uno degli associati e ciò al fine di mantenere il controllo sulla qualità e la congruenza del lavoro svolto dallo studio.
  • Assicurare un aggiornamento professionale periodico per garantire nel tempo la professionalità dello staff.
  • Sottoscrivere i necessari abbonamenti per assicurarsi che lo studio si tenga costantemente al corrente delle novità legislative e/o normative.
  • Impiegare e aggiornare periodicamente le lettere di incarico destinate ai clienti.
  • Nel corso dell’anno, effettuare un controllo collegiale su un piccolo campione di pratiche svolte e favorire lo svolgimento di controlli analoghi sponsorizzati e/o predisposti ordine professionale.
  • Sottoscrivere una polizza contro i rischi da responsabilità civile professionale, per un importo minimo di Euro (XXXX) (stabilito dallo studio). Rivedere ogni anno il massimale, prima di rinnovare la polizza.

Il Modulo 7 è dedicato alle strategie di gestione del rischio, nelle altre aree di attività dello studio, mentre nel Modulo 5 viene approfondita la questione dei rischi legati all’impiego delle tecnologie informatiche.

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