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1.7 Applicazione dei sistemi e adozione di un manuale dello studio professionale

Ritratto di IFAC

Uno studio ben gestito avrà l’esigenza di documentare i propri sistemi e le proprie procedure. L’adozione di un manuale interno è d’altronde prevista anche dalle linee guida internazionali per il controllo di qualità. La Guida al controllo di qualità negli studi di piccole e medie dimensioni emanata dall’IFAC può essere scaricata dal sito http://web.ifac.org/publications. È possibile che anche il vostro ordine professionale abbia pubblicato un documento simile ad uso dei propri iscritti. Nel Modulo 7 si potranno trovare maggiori indicazioni sulla introduzione di sistemi di controllo di qualità nell’ambito di uno studio professionale. Un manuale operativo può essere consultato rapidamente da tutto il personale, ottenendo informazioni dettagliate sulle modalità di funzionamento e sugli standard professionali dello studio. In questo modo, sarà anche più agevole informare i nuovi assunti in merito alle procedure e ai sistemi in uso. La documentazione dei sistemi e delle procedure migliora la qualità e l’efficacia della formazione. Infatti, nel formare un nuovo assunto, anche qualcuno che possiede una lunga esperienza nel settore non potrà che descrivere le linee generali di ciascun processo lavorativo, tralasciando inevitabilmente alcuni elementi secondari, con il risultato che il neo-formato avrà una conoscenza pari all’80-90% dell’intero processo. Ipotizzando che quel nuovo collaboratore, dopo qualche tempo, si trovi a formare un altro elemento dello staff, è facile dedurne che un altro 10-20% di quello stesso processo non verrà trasmesso, o non verrà trasmesso correttamente, al collaboratore in questione. Proseguendo in questo ragionamento, è concepibile che nel giro di due soli cicli di formazione andrà perduto un terzo delle conoscenze che si volevano trasmettere. Tutto ciò si traduce in un potenziale rischio di collasso dei sistemi dello studio. Uno studio professionale necessita dunque di diversi manuali, ciascuno dei quali sarà dedicato ad un argomento specifico:

  • Un manuale di gestione pratica o di controllo della qualità, che dia indicazioni in merito alle modalità con cui si svolge l’attività professionale dello studio. zzUn manuale d’ufficio, destinato al personale, dedicato alle questioni e ai processi amministrativi che deve essere portato a conoscenza di tutto l’organico.
  • Gli associati potrebbero anche trovare utile un manuale che regoli alcuni aspetti delle relazioni esistenti tra di loro, in specie quando l’atto con cui è stato definito il rapporto associativo non è particolarmente dettagliato o non ha carattere prescrittivo.

Per quanto riguarda il contenuto del Manuale dello studio, si rimanda all’Appendice 1.4.
Se state per rilevare uno studio esistente e pensate di gestirlo da soli, oppure se state per entrare in uno studioassociato già costituito, è probabile che questi due manuali, in una forma o nell’altra, esistano già e vi basterà assicurarvi che siano basati sul principio delle best practice per lo svolgimento dell’attività professionale e per la gestione dello studio. In caso contrario, voi oppure qualche membro dello staff con maggiore esperienza dovrete dedicare del tempo a perfezionare e ad aggiornare le politiche e le procedure descritte dal manuale. Se si sta costituendo uno studio ex novo, sarà indispensabile documentare ogni politica adottata, a mano a mano che essa va prendendo forma. Naturalmente, alcune di queste politiche potranno essere definite anche prima che lo studio cominci ad operare concretamente (ad esempio, una serie di regole indirizzate allo staff o ai collaboratori, che si basano sulla vostra precedente esperienza di collaboratore di uno studio), ma vi saranno sicuramente alcune situazioni contingenti che si verificheranno in modo imprevisto, ognuna delle quali potrà servire da precedente
per la formulazione delle politiche appropriate per il vostro studio. Potrebbe anche succedere che case editrici specializzate o magari altri studi professionali abbiano messo sul
mercato manuali già pronti. Acquistare uno di questi manuali sicuramente vi farà risparmiare del tempo, ma per quanto complete ed esaurienti possano essere queste pubblicazioni, esse potrebbero contenere alcuni elementi che non fanno al caso vostro e di conseguenza dovranno essere modificate e riadattate.

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