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5.10.1 Outsourcing/insourcing (oppure resourcing)

Ritratto di IFAC

La rete consente anche di attingere alle competenze di professionisti residenti in altre città o perfino in altri stati. A causa della crescente scarsità di potenziali collaboratori nei paesi sviluppati, anche gli studi professionali cominciano ad aprirsi ai paesi in via di sviluppo. Dal punto di vista operativo, generalmente si sceglie una delle due impostazioni seguenti:

  • L’accesso ai sistemi dello studio avviene mediante tecnologia “thin client” (cfr. Paragrafo 5.2.2): il collaboratore a distanza si collega ai sistemi dello studio e svolge il proprio lavoro con le medesime modalità dei professionisti fisicamente presenti all’interno dell’ufficio. Grazie ai sistemi di gestione documentale, egli può visualizzare e aggiornare i file dei clienti e inserire le proprie interrogazioni (query). Alcuni studi hanno deciso di esternalizzare interi incarichi mentre altri si limitano ad esternalizzare i singoli compiti.
  • I documenti e i file di partenza vengono acquisiti tramite scansione e resi accessibili alla postazione in remoto. Il professionista si serve dei sistemi presenti sul proprio computer per elaborare dati, preparare le carte di lavoro, i bilanci e la documentazione fiscale. I documenti finali vengono poi inviati allo studio in formato PDF e importati nei sistemi dello studio per l’elaborazione dei bilanci o delle dichiarazioni fiscali.

In alcuni paesi è fatto obbligo di informare il cliente quando la pratica viene inviata all’estero e/o affidata a terzi e sono previste norme specifiche per tutelare la sicurezza dei dati e la salvaguardia della privacy. Gli ordini professionali locali potranno fornire informazioni sulla normativa in vigore nel paese di riferimento. La possibilità di trasmettere il lavoro a terzi o a professionisti residenti all’estero solleva alcune perplessità in merito alla sicurezza dei dati. In alcuni casi ci si preoccupa del furto di identità e della possibilità che malintenzionati possano avere accesso ai propri dati personali per creare documenti, carte di credito o stipulare contratti a nome di coloro la cui identità è stata trafugata, con tutte le conseguenze che ne potrebbero derivare sotto il profilo legale.

  • Per superare queste perplessità, molte aziende hanno deciso di eliminare tutto il cartaceo, disabilitando le porte USB, le memorie esterne e l’accesso a Internet per impedire ai dipendenti di copiare ed esportare i dati.
  • Alcuni provider hanno optato per trasferire tutti i dati in ambienti “thin client” con server dislocati entro i confini nazionali. I professionisti che lavorano all’estero possono accedere ai dati soltanto tramite questi servizi. In questo modo il provider garantisce che i dati in questione non escano dal paese.

Un’altra fonte di preoccupazione è la necessità di formare i collaboratori residenti in altri paesi: analogamente a quanto già avviene per chi lavora da casa, la soluzione può essere rappresentata dalle strutture di formazione on line.
Tutti questi servizi offrono ai professionisti una serie di vantaggi:

  • Possibilità di accedere a professionalità di cui c’è scarsa offerta nel paese di origine.
  • Risparmi, non soltanto in termini di costo del lavoro, ma anche di costi accessori, come la formazione, le risorse tecnologiche e la postazione di lavoro all’interno dello studio.
  • Possibilità di gestire il sovraccarico di lavoro: in molti paesi gli adempimenti fiscali sono concentrati in un numero limitato di mesi. Ciò significa che lo studio in quel periodo deve assumere un maggior numero di collaboratori, il che potrebbe risultare difficile visto che tutti gli altri studi si trovano nelle medesime situazioni, o altrimenti rassegnarsi ad abbassare il livello del servizio.
  • Aumento delle prestazioni in termini di tempi consegna e produttività dei lavori: chi fornisce servizi in conto terzi (terze parti) si caratterizza generalmente per la massima efficienza dei processi impiegati, in virtù del fatto che non ci si deve occupare di questioni collaterali, come la necessità di reperire clienti o altre questioni marginali che contribuiscono a ridurre la produttività della maggior parte degli studi professionali.
  • Risultati di qualità costantemente superiore, in virtù dell’importanza attribuita all’impiego dei processi e dei sistemi più efficienti, validi e affidabili. Garantire processi efficienti è l’unico obiettivo di chi opera in outsourcing, a differenza degli studi professionali, che devono curare anche altri aspetti del rapporto con il cliente.
  • Possibilità di sollevare i collaboratori dal lavoro di mera compilazione, in modo che possano dedicare più energie e risorse ad attività di maggior valore. Alcuni studi tuttavia hanno espresso il timore che ciò possa condurre ad una perdita delle competenze interne.

Molti fornitori di servizi in conto terzi hanno adottato sofisticati sistemi di workflow on line come supporto alla gestione degli incarichi. Molti di questi sistemi forniscono informazioni sullo stato di avanzamento delle pratiche e sulle date di completamento previste e consentono la gestione delle interrogazioni e di altri tipi di comunicazioni tra lo studio e il fornitore.
Alcuni studi hanno aperto propri uffici anche all’estero per potersi servire direttamente dei professionisti di un determinato paese, eliminando la necessità di rivolgersi a terzi. In una prospettiva di lungo periodo questa scelta può portare a notevoli risparmi di costi, ma l’investimento iniziale, in termini di tempo e denaro, può essere considerevole. La maggior parte degli studi professionali ricorre a servizi di questo genere per una parte relativamente modesta delle proprie attività (generalmente meno del 20%) e soprattutto nei periodi di sovraccarico di lavoro. Altri se ne servono per attività di tipo specialistico, come la compilazione dei prospetti e dei rendiconti per i fondi pensione, per le quali lo studio potrebbe non avere tutte le competenze necessarie. Alcuni fornitori si fanno pagare in base ad una tariffa oraria, altri fissano un prezzo per ciascun tipo di incarico oppure incassano una percentuale dei compensi percepiti dallo studio per quel particolare incarico. Quando si decide di affidarsi a un fornitore di servizi esterno occorre tenere conto degli aspetti seguenti:

  • la reputazione di cui gode il fornitore, in termini di qualità, affidabilità e puntualità;
  • l’affidabilità dei sistemi di sicurezza utilizzati;
  • la formazione che il fornitore assicura al proprio staff;
  • i sistemi di supervisione e revisione in uso;
  • il sistema di calcolo dei compensi.

Un beneficio accessorio derivante dalla scelta di esternalizzare alcuni servizi consiste nel fatto che lo studio così facendo è necessariamente spinto ad adottare un sistema di gestione documentale e altre tecnologie elettroniche. In alcuni casi è l’efficienza dei sistemi in uso presso il fornitore di servizi che convince lo studio ad adottarli anche internamente.

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