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5.6.6 La gestione dei documenti: il contesto di uno studio di commercialisti

Ritratto di IFAC

La gestione integrata dei documenti e dei contenuti, in sigla IDCM, all’interno degli studi di commercialisti è stata definita come “La definizione, lo sviluppo e l’implementazione dei sistemi informativi a supporto dell’intero ciclo di vita del documento e della gestione del suo contenuto. Ciò richiede un’architettura di sistema IDCM di tipo olistico, che contempli dei sottosistemi che assicurino la gestione dei [documenti dello studio]” (Asprey & Middleton, 2003).
Requisiti di memoria e considerazioni sui nuovi sistemi
Alla luce del vertiginoso aumento dei requisiti di memoria per l’archiviazione dei documenti, le tecnologie adottate devono garantire la continuità operativa anche nel caso di un guasto dell’hardware. In caso di disastro vanno inoltre definite opportune strategie di backup e di recupero dei documenti. I documenti possono essere conservati nei locali dello studio o in ambienti virtuali su Internet, (comunemente definiti “cloud”), in formato Microsoft Office Word (docx), in formato PDF, oppure sotto forma di pagina web dinamica creata con linguaggi quali l’XML (eXtensible Markup Language) o il comune linguaggio per la reportistica XBRL (eXtensble Business Reporting Language). Questi formati standardizzati contribuiscono ad imprimere una direzione alla trasmissione elettronica delle montagne di moduli e di modelli cartacei utilizzati in tutto il mondo per la reportistica aziendale. In un contesto in cui le amministrazioni pubbliche mirano a semplificare gli adempimenti e le modalità di rendicontazione prescritti da numerose agenzie governative, è prevedibile che il panorama della gestione e dell’archiviazione dei dati in un sistema per la gestione integrata dei documenti e dei contenuti registrerà ulteriori cambiamenti. Alcuni governi, tra cui quello olandese e quello australiano, hanno avviato o portato a termine progetti per la creazione di sistemi XBRL per la reportistica. Madden (2009), intervenendo ad un convegno di commercialisti ed esperti contabili sulla tecnologia XBRL, ha affermato che undici agenzie governative australiane utilizzano più di tredici termini diversi per definire il concetto di “reddito”, a dimostrazione della urgente necessità di una revisione e armonizzazione delle informazioni contenute nei rendiconti obbligatori per fini amministrativi e legali. Una tale semplificazione potrà essere realizzata soltanto quando le applicazioni, le agenzie e i requisiti di rendicontazione saranno definiti e concordati universalmente, con la possibilità di trasmettere le informazioni richieste senza dover ricorrere a formati diversi (e a portali on line). In uno scenario utopistico, questi sistemi potrebbero generaremaggiore efficienza mediante l’inserimento di caselle precompilabili nei report, che devono rispondere a requisiti diversi, stabiliti da enti diversi (ad esempio, dalle amministrazioni statali e da quelle federali). Queste iniziative non fanno che sottolineare la necessità che gli studi professionali adottino delle strategie per la gestione integrata dei documenti e dei contenuti, in modo da sfruttare appieno l’aumento di efficienza consentito dal progresso tecnologico. Altrimenti essi continueranno a combattere con la necessità di conservare ed archiviare documenti cartacei, sino a vedere i propri uffici e il proprio personale travolti dalla marea di informazioni (Mancini et al., 2009).
Verso un sistema di gestione dei documenti e dei contenuti
Nel settore della professionale contabile e di quella legale, i sistemi per la gestione integrata dei documenti e dei contenuti vengono definiti soluzioni per l’archiviazione o, in alcuni casi, iniziative per digitalizzazione. Queste definizioni però si riferiscono soltanto ad un aspetto della tracciatura del ciclo di vita del documento. Per compiere il passaggio completo al formato digitale (nel quale non avviene alcuna operazione di stampa e archiviazione su supporto cartaceo) sarebbe necessario includere anche tutta la documentazione standard dello studio, come gli adempimenti fiscali e amministrativi, le carte di lavoro, la modulistica, e così via. Nel suo rapporto annuale “AAA for benchmarking paperless office practices”, Kepczyk propone dei benchmark più radicali per valutare i tentativi compiuti dagli studi di commercialisti per semplificare il flusso di lavoro e automatizzare i processi (Kepczyk, 2008). Un progetto di digitalizzazione dovrà dunque riguardare:

  • i documenti digitali dello studio;
  • i messaggi di posta elettronica;
  • tutti i documenti su supporto cartaceo;
  • i disegni e la documentazione tecnica;
  • i documenti scansionati ;
  • l’adozione di sistemi di indicizzazione dei documenti, con metodologia OCR o mediante codice a barre;
  • l’introduzione di sistemi per l’acquisizione automatizzata e la gestione del flusso di lavoro;
  • l‘introduzione si sistemi di reportistica come XBRL o i report statici.

Potrebbe anche rendersi necessario espandere il sistema per la gestione integrata dei documenti e dei contenuti con alcune applicazioni specifiche del settore, quali ad esempio:

  • i sistemi gestionali dello studio;
  • i portali per la gestione della conoscenza;
  • i sistemi per gli adempimenti fiscali e amministrativi (per i rendiconti obbligatori).

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Guida alla Gestione dello Studio