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7.2.4 Misure di salvaguardia

Ritratto di IFAC

Individuare i possibili rischi rappresenta un primo passo importante, ma è altrettanto determinante è conoscere le misure di salvaguardia alle quali è possibile ricorrere. Si tratta di misure atte ad eliminare o quantomeno a ridurre le minacce individuate, così da evitare che esse esercitino una influenza eccessiva sull’operato del professionista e dello studio. È possibile che non si riesca ad eliminare del tutto le minacce in atto, ma quantomeno le si potrà ridurre a un livello accettabile. Le misure di salvaguardia possono essere di tipo diverso e possono essere predisposte dagli ordini professionali, da leggi o regolamenti, o essere promosse dallo studio stesso. Tra le misure predisposte dagli ordini professionali, da leggi o regolamenti, si possono annoverare:

  • l’obbligo di possedere un adeguato livello di istruzione, preparazione tecnica ed esperienza per poter accedere alla professione (di dottore commercialista o esperto contabile);
  • la formazione continua obbligatoria (per i professionisti);
  • l’emanazione di leggi in materia di governo societario;
  • la pubblicazione di principi professionali e linee guida;
  • i controlli e le verifiche condotti dagli enti professionali o di vigilanza, con adeguate procedure disciplinari;
  • la verifica da parte di terzi delle relazioni, delle dichiarazioni, delle comunicazioni e delle informative redatte dal professionista.

Tali misure dovranno essere comunicate con la massima chiarezza all’interno dello studio, al fine di scoraggiare eventuali comportamenti non corretti dal punto di vista etico. Si potrà anche adottare un sistema efficace e ben pubblicizzato all’interno dello studio, per segnalare eventuali problemi all’attenzione dello staff. Ci si potrà trovare talvolta di fronte a dilemmi di natura etica: in tali situazioni potrebbe essere necessario ricorrere a procedure formalizzate per la risoluzione dei conflitti di natura etica, che prevedano una serie di passi successivi:

  • appurare i fatti in modo obiettivo;
  • individuare i problemi di natura etica in questione;
  • individuare i principi fondamentali applicabili alle circostanze;
  • stabilire delle procedure interne che garantiscano il diritto delle parti di essere ascoltate;
  • definire le diverse azioni possibili e optare per quella che consente il migliore esito.

Tutte le informazioni e le motivazioni su cui si è basata la scelta della misura adottata dovranno essere documentate per iscritto. Nell’eventualità che una rilevante situazione di conflitto non possa essere risolta ricorrendo alle procedure interne, consigliamo di considerare di ricorrere ad un parere esterno, rivolgendosi al proprio ordine professionale o a un consulente legale. Misure di salvaguardia relative allo studio professionale:

  • Adottare uno stile di leadership fermo e costante, che sottolinei l’importanza dei principi deontologici e del rispetto delle regole.
  • Effettuare il riesame e il controllo di qualità su tutti gli incarichi svolti.
  • Istituire politiche e procedure atte a rivelare l’eventuale presenza di relazioni o interessi economici tra l’impresa del cliente e lo studio.
  • Mettere per iscritto tutte le direttive relative all’identificazione del rischio e all’adozione di misure volte a eliminarlo ovvero a ridurlo ad un livello accettabile.
  • Mettere per iscritto tutte le direttive e le procedure interne che prescrivono il rispetto dei principi fondamentali.
  • Adottare politiche e procedure atte a tenere sotto controllo e a gestire in modo adeguato possibili situazioni di dipendenza dai compensi derivanti da un unico cliente.
  • Affidare ad associati e team diversi, facenti capo ad associati differenti, eventuali incarichi diversi da quelli di revisione conferiti da clienti per conto dei quali lo studio sta già svolgendo incarichi di revisione.
  • Introdurre politiche e procedure atte ad impedire a persone estranee al team dell’incarico di condizionare in maniera impropria l’esito dell’incarico stesso.
  • Comunicare tempestivamente le politiche e le procedure dello studio a tutti gli associati e ai collaboratori dello stesso, assicurando loro un’adeguata preparazione e formazione in materia.
  • Informare adeguatamente associati, collaboratori e soggetti interessati dall’obbligo di indipendenza.
  • Mettere in atto un sistema disciplinare atto a promuovere e a favorire il rispetto delle politiche e delle procedure.
  • Spronare e mettere il personale nelle condizioni di riferire al supervisore all’interno dello studio eventuali problemi di natura etica che li riguardano.

Misure di salvaguardia specificamente legate all’incarico:

  • Disporre affinché un professionista dello studio non coinvolto in un dato incarico, diverso da quelli di revisione, riveda il lavoro svolto in quel dato incarico.
  • Disporre affinché un professionista esterno al team dell’incarico di revisione riveda il lavoro di revisione svolto nell’ambito dell’incarico.
  • Chiedere il parere di una terza parte indipendente (comitato di amministratori indipendenti/collegio sindacale, ente professionale con compiti di vigilanza o altro professionista).
  • Effettuare la rotazione dei componenti di livello senior del team.
  • Esaminare le questioni etiche con i responsabili della governance dell’impresa del cliente.
  • Comunicare la natura dell’incarico svolto e l’ammontare degli onorari richiesti ai responsabili della governance dell’impresa del cliente.
  • Incaricare un altro studio di svolgere o di svolgere nuovamente parte dell’incarico.

Misure di salvaguardia all’interno dei sistemi adottati dal cliente:

  •  Il conferimento dell’incarico ad uno studio indipendente deve essere ratificato da soggetti non appartenenti alla direzione.
  •  Il cliente dispone di personale in possesso della competenza e dell’esperienza necessarie per svolgere funzioni direttive.
  • Esistono procedure interne che garantiscono che gli incarichi diversi da quelli di revisione vengano assegnati con obiettività.
  • Esiste una idonea struttura di governo societario, atta a garantire gli opportuni controlli e le opportune comunicazioni in merito agli incarichi svolti dallo studio (per esempio il collegio sindacale).

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