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7.3.5b Le procedure di gestione del rischio

Ritratto di IFAC

Il Codice IESBA delinea alcune fondamentali procedure di gestione del rischio che lo studio dovrà prendere in esame, tra cui segnaliamo le seguenti:
1. La lettera di incarico

  • conferma l’accettazione dell’incarico;
  • definisce l’obiettivo, la portata e l’ampiezza dell’incarico;
  • evidenzia le responsabilità dei singoli membri del team, nei confronti del cliente;
  • definisce le responsabilità del cliente;
  • fa fronte al cosiddetto “gap di aspettative del cliente”, ovvero la differenza tra il servizio che il cliente si aspetta di ricevere e il servizio che gli verrà fornito;
  • contribuisce a limitare l’esposizione al rischio, in quanto:                         
  1. specifica le limitazioni del lavoro che lo studio si impegna a svolgere;
  2. limita l’applicabilità del parere espresso al solo cliente in questione 
  3. definisce i limiti entro i quali il nome del professionista può essere utilizzato dal cliente nella documentazione a lui rilasciata;
  4. stabilisce il diritto di essere risarciti dal cliente o da terzi in relazione ai rischi che possono derivare da incarichi di curatela fallimentare, di amministrazione fiduciaria o da incarichi di segreteria societaria e di tenuta dei libri sociali;
  • stabilisce il compenso dovuto per l’espletamento dell’incarico.

La lettera di incarico costituisce un documento fondamentale per qualunque studio professionale ed è di grande utilità anche per i clienti. Il Paragrafo 7.4 di questo modulo tratterà l’argomento in maniera più approfondita.
2. Informare il cliente dei rischi collegati all’incarico
Per evitare di doversi assumere la responsabilità di un eventuale comportamento a rischio da parte del cliente, è necessario comunicargli in forma scritta le date di scadenza degli adempimenti e le conseguenze del loro mancato rispetto. In questo modo il rischio di inadempimento viene trasferito al cliente, al quale spetterà prendere tutte le misure del caso.
3. Predisporre una documentazione accurata e immediata
Tutti i collaboratori dello studio dovrebbero conservare traccia delle indicazioni e dei pareri forniti ai clienti, archiviandoli nelle cartelle, annotandoli su un’idonea agenda di lavoro o inviando una lettera di conferma o una apposita relazione al cliente. La documentazione dovrà contenere le seguenti informazioni:

  • Data
  • Orario
  • Contenuto della conversazione/del parere fornito
  • Annotazione dell’interlocutore o del destinatario della comunicazione
  • Firma (ove applicabile)

4. Agire tempestivamente e tenere un’agenda di lavoro aggiornata
Il materiale archiviato su file presenta un doppio vantaggio:

  • aiuta a ricostruire gli eventi nel caso di una controversia sorta a distanza di tempo;
  • può essere eventualmente prodotto in giudizio per dimostrare che una determinata conversazione è realmente avvenuta (una volta che sia stata stabilita l’autenticità della documentazione).

5. Prestare la propria opera professionale esclusivamente nelle materie in cui si è sufficientemente esperti
Ciascun componente dello staff dovrebbe avere consapevolezza dei propri limiti. Se si ritiene che il tempo concesso per l’espletamento dell’incarico sia insufficiente o si teme di non possedere le competenze necessarie, ci si dovrà rivolgere ad uno specialista della materia.
6. Selezionare i clienti
È consigliabile selezionare la composizione della clientela dello studio, cercando di incrementare la quota di clienti che hanno bisogno soltanto di servizi di assistenza a basso rischio.

  • Tipologia di attività svolta dal cliente
  • Lavoro continuativo o singolo incarico
  • Effetti della situazione economica generale sull’attività del cliente

Va sottolineato che l’adozione delle misure sin qui descritte non solleva il professionista dal dovere di garantire il livello di competenza, diligenza e giudizio professionale richiesto dalla prestazione e dunque dall’applicare i principi professionali più elevati. Più in generale, lo studio dovrà esaminare le procedure interne di controllo della qualità, gli eventuali problemi emersi e il modo in cui sono stati affrontati in passato.
7. Monitorare
Lo studio deve monitorare e rivedere costantemente le strategie adottate per la gestione del rischio. È anche necessario verificare e gestire l’implementazione del piano operativo, rispetto alla tempistica e al budget. Col passare del tempo emergono rischi nuovi, i rischi esistenti si aggravano o si riducono, altri rischi scompaiono, le priorità delle strategie di gestione del rischio possono subire delle modifiche e alcune potrebbero nel frattempo aver perso la loro efficacia.
L’azione di monitoraggio dovrà essere così articolata:

  • Monitoraggio dei rischi esistenti
  • Individuazione dei nuovi rischi
  • Individuazione di eventuali aree particolarmente problematiche
  • Valutazione dell’efficacia delle strategie di gestione del rischio in atto

Il monitoraggio ha lo scopo di garantire che quando si modificano i rischi cui è esposto lo studio vengano modificate di conseguenza le strategie volte a contrastarli. Un controllo continuo è necessario per far sì che le strategie messe in atto rimangano valide e che il controllo globale del rischio sia proporzionato al livello di risorse finanziarie disponibili per la copertura dei rischi.
8. Comunicazione e consultazione
Il processo di gestione del rischio richiede comunicazioni e consultazioni continue con tutte le aree di attività, nonché con i soggetti esterni, per garantire che tutto il personale venga tenuto al corrente delle fasi del processo.
9. Registrazione e documentazione
Tutte le politiche e le procedure dello studio dovranno essere documentate per iscritto, tenendo traccia del processo di valutazione effettuato, dei principali rischi individuati e delle misure stabilite per ridurne l’impatto.
La mancata documentazione delle politiche in uso potrebbe condurre a inadempienze dovute a incomprensioni o malintesi. Una serie di direttive formalizzate costituisce una fonte di riferimento costante, una guida operativa e un sistema per verificare che tutti eseguano i propri compiti nella maniera prevista.

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