7.4.4 Come recedere dall’incarico

La conclusione dei rapporti con il cliente è un fatto che rientra necessariamente nella vita dello studio. L’interruzione del rapporto può avvenire perché lo studio ha deciso in tal senso oppure perché il cliente, per qualsivoglia motivo, ha scelto di rivolgersi alla concorrenza. È possibile che lo studio riceva una lettera da parte del professionista al quale è stato conferito il nuovo incarico, alla quale è consigliabile rispondere fornendo tutte le informazioni richieste, nei limiti delle politiche adottate dallo studio. Salvo che il cliente si sia già messo in contatto con lo studio, quest’ultimo potrà informarlo di avere ricevuto la comunicazione ufficiale da parte del suo nuovo studio di fiducia e di avere intenzione di ottemperare alle sue richieste. Una conversazione con il cliente in merito ai motivi che l’hanno indotto a cambiare studio potrà fornire informazioni preziose. Affrontando la questione nel modo giusto lo studio potrebbe anche individuare la presenza di un problema strutturale al suo interno che necessita di misure correttive. Lo studio dovrebbe stabilire in anticipo delle politiche e delle procedure per affrontare i casi in cui si decide di interrompere il rapporto con il cliente e/o di non accettare il rinnovo dell’incarico, tenendo conto dei seguenti aspetti:

• Prima di rinunciare all’incarico, è preferibile esaminare la questione con il livello di direzione appropriato e con i responsabili delle attività di governance per individuare le misure che lo studio potrà adottare, sulla base dei fatti e delle circostanze specifici.
• Qualora lo studio decida di rinunciare all’incarico o di interrompere il rapporto con il cliente, è preferibile analizzare con il livello di direzione appropriato e con i responsabili delle attività di governance i motivi di tale decisione.
• Occorre verificare che non vi siano esigenze di tipo professionale, normativo o legale che possono obbligare lo studio a rinnovare il rapporto o a notificare alle autorità di vigilanza che è stato interrotto il rapporto di lavoro  e/o l’incarico, unitamente ai motivi di tale decisione.
• Lo studio dovrà documentare eventuali problemi di rilievo, gli scambi di opinioni, le conclusioni raggiunte e le relative motivazioni.