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7.5.4i Monitoraggio

Ritratto di IFAC

Lo studio deve dotarsi di politiche e procedure volte a garantire con ragionevole sicurezza l’efficacia, l’adeguatezza e il rispetto delle regole su cui si basa il controllo interno della qualità. Tali politiche e procedure devono includere il monitoraggio e la valutazione costanti del sistema in essere, anche tramite periodiche ispezioni sugli incarichi portati a termine, selezionati mediante campionamento. Monitorare l’osservanza delle politiche e delle procedure relative al controllo della qualità significa accertarsi che:

  • lo studio operi nel rispetto dei principi professionali, delle disposizioni di legge e dei regolamentari vigenti;
  • il sistema di controllo interno della qualità sia stato correttamente progettato ed implementato;
  • le politiche e le procedure relative al controllo interno della qualità siano state correttamente applicate, che gli incarichi siano stati svolti regolarmente e che la documentazione emessa al termine dell’incarico sia appropriata in relazione alle circostanze specifiche.

Il monitoraggio racchiude tutti gli altri elementi del controllo di qualità e assicura il rispetto delle politiche e delle procedure volte a garantire il conseguimento degli obiettivi legati alla leadership, alla deontologia, all’accettazione e al mantenimento del rapporto con i clienti, alla gestione delle risorse umane, al livello della performance. Ad ogni modo, la revisione degli incarichi svolti rappresenta soltanto uno degli aspetti del monitoraggio, che comporta anche la documentazione delle procedure e dei risultati e la loro comunicazione. È molto importante che la responsabilità del processo di monitoraggio sia assegnata a professionisti o ad associati dotati dell’esperienza e dell’autorità necessarie per svolgere tale compito. Le procedure di monitoraggio sono così articolate:
1. In primo luogo si dovrà verificare se siano state rispettate le politiche e le procedure di controllo di qualità dello studio, mediante:

  • il riesame di una serie di documenti relativi all’amministrazione e al personale, rilevanti ai fini del controllo della qualità;
  • il riesame dei documenti di lavoro relativi all’incarico, delle relazioni emesse e del bilancio del cliente;
  • il confronto con il personale dello studio;
  • la sintesi, almeno una volta ogni dodici mesi, dei risultati del monitoraggio, comprensiva di un’analisi delle cause strutturali alla base di eventuali risultati negativi;
  • la definizione di misure correttive o migliorative da adottarsi con riguardo agli incarichi oggetto del riesame o alle politiche e alle procedure di controllo della qualità in essere.

2. La comunicazione dei risultati del monitoraggio implica la necessità di:

  • comunicare i risultati del monitoraggio ai responsabili del controllo della qualità dello studio;
  • comunicare, almeno una volta ogni dodici mesi, ai responsabili dell’incarico in questione e agli altri membri del personale, le carenze rilevate nel corso del monitoraggio, raccomandando idonee misure correttive;
  • comunicare a chi di competenza all’interno dello studio l’esito del monitoraggio eseguito sul sistema di controllo della qualità interno, almeno una volta ogni dodici mesi.

3. Valutazione del sistema di controllo della qualità interno

  • a questo punto spetta alla dirigenza dello studio, in base alle rispettive competenze, prendere atto dei risultati del monitoraggio e definire le misure necessarie, comprese eventuali modifiche del sistema interno di controllo della qualità, vigilando sulla loro tempestiva attuazione;
  • si dovranno verificare:
  • l’adeguatezza delle guide e del materiale di riferimento interno e di eventuali altri supporti operativi;
  • la presenza di modifiche dei principi professionali e dei requisiti normativi e il loro recepimento nelle politiche e nelle procedure dello studio;
  • la conformità alle politiche e alle procedure relative all’indipendenza;
  • l’efficacia della formazione professionale continua, sia teorica che pratica;
  • le decisioni assunte in merito all’accettazione e al mantenimento dei rapporti con i clienti e dei singoli incarichi;
  • la conoscenza e il rispetto delle politiche e delle procedure di controllo della qualità da parte dello staff.

4. Gestione dei reclami
Lo studio dovrà stabilire politiche e procedure idonee a garantire, con ragionevole sicurezza, che vengano gestiti in maniera adeguata:

  • i reclami e le contestazioni secondo cui il lavoro dello studio non sarebbe stato svolto in conformità ai principi professionali, alle disposizioni di legge e ai regolamenti;
  • le segnalazioni in merito a presunti casi di non conformità al sistema di controllo di qualità dello studio.

I reclami e le contestazioni, ad esclusione di quelli palesemente infondati, possono provenire dall’interno o dall’esterno dello studio ed essere quindi presentati dallo staff, dai clienti o da terzi. A questo proposito, è opportuno che lo studio istituisca degli appositi canali per la presentazione di reclami e contestazioni da parte dello staff, che consentano ai soggetti di esprimere le proprie ragioni senza timore di subire conseguenza negative. Di tali reclami e contestazioni e delle relative risposte fornite, lo studio dovrà conservare traccia, inclusi:

  • i reclami e le contestazioni secondo cui il lavoro dello studio non sarebbe stato svolto in conformità ai principi professionali, alle disposizione di legge e ai regolamenti;
  • le denunce di non conformità al sistema di controllo di qualità dello studio;
  • le segnalazioni di carenze e malfunzionamenti delle politiche e delle procedure di controllo della qualità dello studio, o del mancato rispetto dei principi di controllo della qualità da parte dello staff.

5. Documentazione
Lo studio è tenuto a definire politiche e procedure che prevedano l’obbligo di conservare un’idonea documentazione che comprovi il funzionamento di ciascun elemento del sistema di controllo della qualità interno. La forma e il contenuto di tale documentazione sono lasciati alla discrezione dello studio, in quanto dipendono da numerosi fattori, tra cui:

  • le dimensioni e il numero delle sedi operative;
  • la natura e la complessità delle attività e dell’organizzazione dello studio.

La documentazione dovrà essere conservata per un periodo di tempo sufficiente a consentire ai responsabili delle procedure di monitoraggio di verificare se siano stati rispettati i sistemi di controllo della qualità interni o per un periodo di tempo anche più lungo, ove richiesto dalla legge o dai regolamenti.

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