7.6.5a Le strategie di attenuazione del rischio

Le strategie da predisporre per l’eventualità che si verifichi la morte o lo stato di invalidità del titolare o degli associati dello studio sono le seguenti (cfr. checklist della Tabella 7.19):
1. Documentare tutte le informazioni strategiche per lo studio
    a. Documentare e conservare in luogo sicuro tutte le informazioni cruciali per il funzionamento e l’operatività dello studio, quali ad esempio:

• i. i contratti e gli accordi sottoscritti con i clienti;
• ii. i contratti e gli accordi sottoscritti con lo staff;
• iii. i contratti e gli accordi sottoscritti con i fornitori;
• iv. eventuali garanzie personali fornite e il loro beneficiario;
• v. accordi stipulati con banche e finanziatori;
• vi. nome e recapiti del legale dello studio;
• vii. diritti di proprietà intellettuale dello studio;
• viii. indicazioni per il funzionamento corrente dello studio.

2. Copertura assicurativa
   a. Lo studio e il suo titolare dovranno dotarsi di una adeguata copertura assicurativa.
   b. Se sono presenti degli associati, costituisce misura prudenziale stipulare per ciascuno una polizza che garantisca la disponibilità dei fondi necessari a liquidare agli eredi la quota di cui era titolare   l’associato deceduto.
   c. Come regola prudenziale, si consiglia di assicurare, oltre al capitale materiale, anche il capitale umano dello studio.
   d. Le polizze riguarderanno:

• le figure chiave dello studio;
• gli associati/azionisti dello studio:

                      - con tali polizze si garantisce la liquidazione delle somme spettanti agli eredi dell’associato;

• il patrimonio netto dello studio:

                      - si raccomanda di abbinare alla polizza un accordo di acquisto-vendita con le seguenti caratteristiche.
3. Assicuratevi di aver predisposto un adeguato accordo preliminare di compravendita.
   a. Se il titolare dello studio ha un associato, è importante prevedere un adeguato accordo di compravendita relativo alle quote dello studio che abbia piena validità anche in caso di morte o invalidità di uno degli associati. L’accordo definisce le condizioni stabilite dagli associati per l’acquisto o la vendita della propria quota dello studio.

• L’accordo deve essere redatto con modalità atte a conferirgli valore legale
• È necessario verificare che non vi siano incongruenze tra l’accordo e la copertura assicurativa stipulata a favore dell’associato o dell’azionista

4. La banca e i fornitori dello studio dovranno essere informati dell’avvenuta morte o dello stato di invalidità del titolare o dell’associato:
   a. È importante considerare in anticipo quali potranno essere le reazioni delle banche, degli altri finanziatori e dei fornitori alla notizia della morte o dello stato di invalidità del titolare dello studio.

• Saranno disposti a confermare il finanziamento alle medesime condizioni o vorranno revocarlo?
• Lo studio dispone di riserve finanziarie sufficienti a fronteggiare tale evenienza?

5. Lo staff va adeguatamente preparato.
   a. Lo staff dovrà essere preparato a svolgere le funzioni fondamentali di gestione e conduzione dello studio e non dipendere totalmente dal titolare.
6. Lo studio deve dotarsi di un manuale delle procedure costantemente aggiornato.
   a. Ai fini della continuità operativa dello studio, è indispensabile la presenza di un manuale che descriva le procedure, i processi e le attività dello studio.
   b. Ciò consente di continuare ad operare anche nell’eventualità di morte o stato di invalidità del titolare, fino a quando non si abbia certezza sul futuro dello studio.
   c. Il manuale rappresenta anche un documento chiave per qualsiasi processo di valutazione in corso, apportando valore aggiunto allo studio e riducendone la dipendenza dal titolare.
7. Descrizione delle mansioni
   a. È indispensabile che a ciascun ruolo corrisponda una descrizione delle mansioni corrispondenti e che tutti abbiano compreso con chiarezza quali siano i loro compiti.
8. Effettuare valutazioni periodiche dello staff
   a. Valutazioni periodiche consentono di essere costantemente informati dei progressi compiuti dallo staff e offrono al titolare l’opportunità di comunicare agli interessati il proprio giudizio sulle loro prestazioni.
   b. La valutazione offre al titolare l’opportunità di informare lo staff delle misure che dovranno essere adottate in caso di morte o stato di invalidità.
9. Associati dello studio
   a. Qualora vi fossero più associati all’interno dello studio, è fondamentale che ciascuno di essi chiarisca cosa accadrà in caso di morte o stato di invalidità.
10. È importante stabilire se la morte improvvisa o lo stato di invalidità del titolare o dell’associato potrebbero compromettere altre relazioni di affari che lo studio abbia in essere.

Tabella 7.19 Checklist delle strategie di attenuazione del rischio